miércoles, 9 de marzo de 2011

Mensajes de error en formulas y funciones de Excel

En algunas ocasiones cuando usamos una formula o una función en Excel, por alguna circunstancia NO nos arroja el resultado que esperamos o ni tan siquiera un resultado lógico y nos da como respuesta un mensaje de error.


Estos son unos de los Errores más comunes así como lo que nos indican:

#¡DIV/0! 
Se ha intentado dividir un número entre cero o celda en blanco.

#¿NOMBRE? 
Se ha introducido un nombre de rango inexistente o no se ha encerrado una cadena de caracteres entre comillas dobles.
VALOR! 
Se ha introducido una fórmula matemática que hace referencia a un dato de tipo texto.

#¡REF! 
Se ha borrado un rango de celdas cuyas referencias están incluidas en una fórmula.

#N/A 
No hay información disponible para el cálculo que se quiere realizar.

#¡NUM! 
Se ha introducido un argumento incorrecto en una función de la hoja de cálculo.

#¡NULO! 
Se ha incluido un espacio entre dos rangos dentro de una fórmula para indicar una intersección, pero los rangos no tienen celdas comunes.

¿Qué es una Función?
Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comúnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Todas las planillas de cálculo cuentan con funciones financieras, estadísticas, matemáticas y trigonométricas, etc. que resuelven las necesidades de cálculo más frecuentes. Es indistinto utilizar una función o una fórmula, pero las función resuelve el cálculo en menos pasos.
Por ejemplo, si tenemos que realizar una suma de 6 datos deberías definir una fórmula similar a la siguiente =C6+C7+C8+C9+C10+C11
Si existieran más filas, la fórmula seguiría creciendo y creciendo hasta contemplar todas las filas.
Sería muy fácil cometer un error mientras mayor sea el número de filas a sumar.
Ahora, veamos el mismo grupo de datos pero ahora utilizando una función para realizar la operación =SUMA(C6:C11)
Aquí se utilizó la función SUMA, que es una de las más usadas, y como argumento de la función se escribió la dirección del bloque. Al escribir C6:C11 la operación a realizar considera desde la celda C6 hasta la celda C11 incluyendo todas las celdas intermedias.
Excel incorpora un gran número de funciones que permiten realizar todo tipo de cálculos: estadísticos, financieros, científicos, etc. Para su mejor localización, las funciones están agrupadas dependiendo del tipo de cálculo que realizan. Así, hay funciones estadísticas, funciones financieras, funciones de fecha y hora, funciones lógicas, etc.
Una característica particular de Excel es que incorpora un Asistente de Funciones para facilitar la introducción de las mismas.
¿Cómo utilizar funciones?
Para utilizar una función se pueden utilizar cualquiera de los siguientes métodos:
1. Escribir la función directamente en la celda deseada, al igual que las fórmulas debemos tener en cuenta:
• comenzar con el signo = (igual),
• utilizar la sintaxis y los argumentos establecidos para cada función
2. Utilizar el asistente para funciones que se encuentra representado por el botón ubicado en la barra de fórmulas, en la barra de herramientas o en el menú Insertar --> Función



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